En los últimos años, el administrar proyectos de forma profesional ha tomado fuerza en el entorno empresarial y estatal. Proyectos: Conceptos Básicos es el primero de una serie de artículos que pretende ilustrar a un nivel sencillo la mecánica para administrar proyectos y cómo implementar una metodología de trabajo que permita alcanzar el éxito.
¿Qué es un proyecto?
La definición mas sencilla posible:
"es un esfuerzo ejecutado en un tiempo definido, que genera un producto o servicio, con una calidad y presupuesto acordados"
Puntos a destacar:
- Tiempo definido: tiene fecha de inicio y fecha final. Un esfuerzo que no tiene fecha de fin, no es un proyecto. Sencillo.
- Producto o Servicio: palpable, medible, usable y que cumple con lo requerido.
- Calidad: El producto o servicio, cumple con las caracteristicas y funcionalidades definidas y acordadas inicialmente entre las partes.
- Presupuesto: Recursos financieros, humanos y materiales necesarios para generar el producto o servicio.
Un ejemplo de proyecto puede ser la construccion de un cuarto de sistemas:
Los Actores
Todo proyecto es ejecutado, administrado y recibido por personas, a quienes llamaremos actores del proyecto (stakeholders por su definición en inglés):
- Stakeholder: Toda persona o grupo que de una forma u otra se ve afectado o puede afectar la ejecución de un proyecto en particular.
- Patrocinador: Es quien o quienes patrocinan un proyecto mediante el aporte de recursos financieros, humanos o materiales.
- Cliente: El cliente del proyecto es quien va a recibir el producto o servicio acordado. No necesariamente es el Patrocinador.
- Gerente de Proyecto: Se encarga de controlar, administrar y gestionar el proyecto en sí. Coordina todos los recursos disponibles y dirige los esfuerzos hacia la consecución del objetivo.
- Equipo de Proyecto: el recurso humano disponible para la ejecución del proyecto.
- Proveedores: personas u organizaciones que brindan servicios o productos al proyecto.
El proyecto y el cliente
Un proyecto nace por la necesidad de satisfacer un requerimiento especifico. Como ya hemos visto, quien tiene la necesidad es el Cliente, y para resolver, se genera un proyecto, el cual tendrá tres aristas enmarcadas en la relación Cliente-Proyecto:
Si cualquiera de las aristas se altera negativamente, se traspasa el limite de relacion con el cliente y a partir de alli, el proyecto se considera un fracaso:
- Una extensión en el tiempo, daña las expectativas del cliente y posiblemente impacte sus operaciones
- Un costo mas elevado de lo planificado, obviamente impacta la economía del cliente.
- Un alcance distinto, puede llevar al rechazo del proyecto.
Por otra parte, cualquier variación en cualquiera de las aristas, tendrá un impacto en una o las dos otras. Por ejemplo, cuando se recorta el presupuesto, esto puede impactar la calidad o las características del producto o servicio a entregar.
Los ESTÁNDARES y las Metodologías
Existen estándares establecidos a nivel global, no hay que inventar el agua tibia… Lo importante aquí es saber que un estándar brinda el marco conceptual para el desarrollo de una metodología de trabajo. Dicho de otro modo, una metodología de trabajo se genera a partir de las definiciones del estándar a seguir.
Entre los estándares mas populares se encuentra el generado por el Project Management Institute y sobre éste fundamentaremos esta serie de artículos. Este estándar propone el manejo de proyectos en 5 grandes grupos de procesos:
Cada grupo de procesos contiene una serie de “Procesos” que guian al profesional en la génesis, desarrollo, seguimiento y cierre del proyecto. Cada proceso tendrá insumos, un tratamiento específico y salidas, las cuales a su vez pueden servir como entradas para los siguientes procesos. Según el estándar de PMI, se trata de 47 procesos establecidos en el PMBok en su version 6 (al 6 de setiembre del 2017).
El primer paso para establecer una metodología de trabajo, será entonces entender el estándar bajo el cual se elaborará.
Areas de Conocimiento
La administración o Gerencia de Proyectos implica habilidades en 10 areas de conocimiento:
- Integración: Capacidad de integrar los diferentes planes, recursos, objetivos, interesados, en un único cuerpo representativo del proyecto mismo.
- Alcance: Descripción detallada de los distintos componentes a entregar por el proyecto.
- Tiempo: Manejo y administración del tiempo, propio y del equipo de trabajo asignado, así como de los distintos actores del proyecto.
- Costo: Manejo del presupuesto financiero, control de gastos, gestion de pagos. Proyecciones y evaluaciones financieras.
- Calidad: Cumplimiento con los requerimientos funcionales y de formato de cada uno de los componentes a entregar.
- Recurso Humano: Manejo del personal a cargo, del personal de otras áreas asignados al proyecto, de los distintos Jefes, Gerentes y Directores involucrados.
- Comunicaciones: Qué comunicar, cuándo, porqué medio y a quién.
- Riesgos: Identificación previa, anticipación y tratamiento de los riesgos del proyecto.
- Adquisiciones: Manejo de la proveeduría del proyecto. Proveedores y compras respectivas. Administración de los mejores momentos de compra, consolidación, control de inventarios, aprovechamiento de ofertas y descuentos, etc.
- Interesados: Manejo adecuado de los interesados del proyecto. Identificación, clasificación y mecanismos de contacto.
El plan de proyecto
El plan de proyecto es la compilación de los planes de trabajo que se deben generar de manera que cada una de las areas de conocimiento queden cubiertas.
Se genera en el grupo de procesos de Inicio, y puede ser modificado a lo largo del proyecto, a través de la gestión de cambios adecuada. Se hace necesaria entonces la capacidad de almacenar la historia del proyecto.
El plan de proyecto ideal estará compuesto de:
- Carta constitutiva del proyecto o “Project Charter“. Representa el contrato entre las partes. Documento de 2 o 3 páginas donde se describe en forma resumida el Proyecto, y se establecen objetivos, alcance, restricciones, riegos generales, presupuesto inicial y firmas de aprobación por parte del cliente, patrocinador y gerente del proyecto.
- WBS: por sus siglas en inglés, “Work Breakdown Structure” o Estructura de Descomposición de Trabajo. Representación Gráfica de cada una de las etapas del proyecto y para cada etapa, los entregables y subentregables a generar.
- SOW: “Scope of Work” o definición del Alcance. Descripción a detalle de cada entregable del proyecto. Mira el proceso de generación del Alcance aquí:
https://www.gnomi.club/proyectos-definiendo-los-entregables/
- Calendario del Proyecto: Integración de los entregables, las tareas necesarias para lograrlos, la secuenciación de las mismas y la respectiva asignación de recursos: tiempo, material, recurso humano y financiero. Mira mas detalles en:
- Plan de Riesgos: ¿qué puede salir mal?, ¿cual debe ser el tratamiento?, manejo de la probabilidad y el impacto. Ajustes al calendario y presupuesto.
- Presupuesto: Plan de ingresos y egresos del proyecto a lo largo del tiempo.
- Plan de comunicaciones: ¿Qué comunicar? ¿Cuándo? ¿A quién? ¿Medio? ¿Frecuencia?
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Bendiciones!!!
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