Crear todo un sistema de Contabilidad en MS Excel, con un catálogo de cuentas, registro de transacciones y emisión de balances, con opción a características como Multimoneda, en realidad no es tarea para un genio, o algún ingeniero de software especializado. Algunos conceptos claves, un archivo bien estructurado son suficientes para obtenerlo.
Primero que nada, tenemos que manejar algunos conceptos clave importantes, luego, manos a la obra!
estructura del Archivo
Lo primero es estructurar el archivo, de manera que podamos incluir los distintos catálogos, cada uno en un “tab” separado. A estos tabs les conoceremos de aqui en adelante, como datos Maestros. Dedicaremos “tabs” exclusivos para los movimientos o transacciones contables y otros separados para la emisión de balances.
Datos Maestros
- En el primer tab de datos Maestros, creamos la tabla “Compañías”, y siguiendo los conceptos de tablas expuestos en el articulo “Ms Excel, algunos elementos clave!“, definimos el encabezado con nombres sencillos, y nombramos las columnas con el nombre de tabla “companias”:
- De igual manera, creamos la tabla Clases, la cual contendrá las clases contables del catálogo:
- Hacemos lo mismo para las Clases de cuentas de Balance:
- Los tipos de cuentas, o subclasificaciones contables:
- La tabla de cuentas contables ya tiene algunos detalles importantes:
en la figura, las columnas sombreadas, son producto de busquedas en las tablas anteriormente definidas, por ejemplo, la columna “DetCompañía” busca en la tabla “companias” el valor de la columna “C”, y devuelve el detalle respectivo:
de la misma forma, las columnas DetClase, DetTipo y DetBalance.
La Dinámica
Una vez definidas las tablas Maestras, estamos listos para registrar los movimientos contables. Antes, definimos una tabla mas para ir almacenando los distintos periodos contables, con los que asociaremos los movimientos respectivos:
en esta tabla de periodos únicamente indicamos la fecha inicial del periodo definido.
La tabla que almacena los movimientos contables, sera alimentada con la fecha de la transacción, la cuenta y la compañía a la que se cargará el movimiento y el monto del mismo, ya sea en la columna de débito o de crédito. Las siguientes columnas igualmente son producto de búsquedas en las tablas correspondientes:
Los Balances
Finalmente, en la tab u hoja “Balances” por medio de una simple tabla dinámica, alimentada de la tabla de movimientos, podremos obtener los Balances deseados:
Para obtener los distintos Balances contables, basta con filtrar la columna “Balance”, y bueno, como se trata de una Tabla Dinámica, se podrá jugar con todas las variables:
Un Sistema Contable, en Excel, capaz de manejar varias compañías.
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Bendiciones!!!
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