Correo electrónico en exceso? checa esto…
En nuestro mundo de hoy, el correo electrónico es una herramienta fundamental de nuestro diario vivir. Lo que en sus inicios era un privilegio para funcionarios de grandes empresas, actualmente es casi una obligación contar con este servicio a nivel personal.
Desde mensajes personales, informales, hasta contratos, cotizaciones, confirmaciones de cuentas bancarias, etc., el correo electrónico nos ha facilitado la vida enormemente.
Hoy por hoy, existen cerca de 2.7 billones de usuarios en el planeta, quienes en promedio usan 1.8 cuentas por persona, para un total de 4.92 billones de cuentas de correo electrónico alrededor del mundo. Tal cantidad de cuentas generan ni mas ni menos que 225.3 billones de mensajes por día.
Fuente: http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2015/02/Email-Statistics-Report-2015-2019-Executive-Summary.pdfSe presume que alrededor del 60% de esos mensajes, son irrelevantes, basura o incluso medios para hackear sistemas de información o propagar virus o malware.
¿Realmente sabes que hay en tu buzón de correo?
Cada uno de nosotros estamos sujetos a recibir grandes cantidades de correos, tanto a nivel profesional, como a nivel personal.
Avisos, autorizaciones, comunicados, ofertas, reportes, instrucciones, confirmaciones, solicitudes, alertas, todos son temas comunes que manejamos. También recibimos campañas masivas, acuses de recibo automáticos, invitaciones a eventos, mensajes con virus, etc. De todo hay!.
Varias preguntas surgen… ¿lo tienes controlado?, ¿archivas lo importante?, ¿te deshaces de la basura?, ¿evitas los peligros?, ¿vas al dia con lo que tienes que contestar?, ¿ejecutas lo que se te solicita?
¿cuantos mensajes tienes sin leer?
Si tienes mas de 80 mensajes sin leer en tu buzón… has perdido el control!
Administra tu buzón eficientemente
Administrar eficientemente el correo electrónico ya es todo un arte, sin embargo no es imposible. Es común ver al menos en las empresas, que cada empleado o grupo de colaboradores, se inventan algún mecanismo que les permita salir avantes. A pesar de esto, no se llega al control deseado.
Te proponemos utilizar un método basado en la práctica de lo que en inglés se conoce como las 4 “D”s:
- Delete: Borrar, borra inmediatamente todo aquello que sea irrelevante y que no agregue valor. A veces hasta archivamos respuestas cuyo contenido es un “Gracias”. Empieza a eliminar y es posible que de acuerdo con los datos que vimos anteriormente, te llegues a quitar hasta un 60% de mensajes de encima.
- Delegate: Delegar, muchas cosas se pueden delegar, no necesitas resolverlo todo. Es posible responder, agregar a otra persona y “pasar la estafeta”. Es importante saber que para delegar, no necesariamente se necesita tener una relación jerárquica de mando. Perfectamente se puede pedir a un compañero la colaboración con un tema, o bien, solicitar la autorización a algún superior. Todo esto es delegar!.
- Do it: Hágalo!, si al leer un mensaje te das cuenta que puedes resolver en menos de 5 minutos, hazlo de una vez!, cierra el caso.
- Defer: Difiere. Lo que requiera acción, pero es un poco mas complicado de resolver, sepáralo para un tratamiento y seguimiento mas adecuados. Esto es lo que realmente permanecerá en tu buzón hasta que completes lo que debes hacer.
Una vez aplicas el Delegar, Hacer o Diferir, es posible que quieras archivar el mensaje. Un buen sistema de archivo es importante, pero también es importante que sea simple. Almacenarás historia, que implica una gran cantidad de correos. Tu sistema debe ser simple, sencillo, de manera que siempre tengas a mano lo que necesites.
La idea es aplicar una limpieza inicial con estos conceptos en mente, y a partir de ahí, aplicar las 4 “D”s en forma cíclica, constante a lo largo del día. Lo recomendable es que llegues a manejar ciclos de limpieaza de tu correo electrónico cada 45 minutos. Llegarás a un punto que el tiempo que dedicas a esto se reduce a 5-10 por iteracción.
Herramientas disponibles
Dependiendo del cliente de correo electrónico que tengas (programa que usas para leer los mensajes), así tendrás herramientas que te permitan automatizar acciones. Algunas de las mas comunes son:
- Reglas: Son acciones que puede realizar el cliente de correo en forma automática sobre los mensajes que entran o que salen, basado en condiciones predefinidas.
- Filtros o Bloqueos: Puedes bloquear el ingreso de mensajes de cuentas específicas, o de dominios enteros.
- Pasos Rápidos: Característica que permite realizar multiples acciones sobre un mensaje o grupo de mensajes en un solo paso, por ejemplo: marcar el correo como leido, moverlo a una carpeta especifica y categorizarlo.
- Macros: Para quienes manejan lenguajes de programación, tambien es posible aplicar código a lo que requiera un tratamiento especializado, como por ejemplo interacción con bases de datos, con páginas web, etc.
- Etiquetas: Permite aplicar al mensaje una etiqueta virtual, de manera que pueda utilizarse en búsquedas u organización de un grupo de correos.
- Archivado: Sección especial de tu buzón para archivar mensajes que ya no estas dando seguimiento. Cobra especial atención cuando quieres enfocarte en lo realmente importante.
Guía Práctica con MS Outlook
Siendo MS Outlook una de las interfaces de correo electrónico más utilizadas, sobre todo en el mundo empresarial, vamos a ilustrar cómo aplicar los conceptos anteriormente señalados. ¿Usas un cliente de email distinto?, no te preocupes, de seguro también tendrá muchos de los elementos aquí señalados.
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Organiza en forma simple tu buzón
No te compliques!, abandona la práctica de archivar mensajes en estructuras de carpetas y subcarpetas enormes. Utiliza lo que viene por definición y crea únicamente una carpeta donde moverás los mensajes que requieren de tu atención. Nos referiremos a esta carpeta como la carpeta de Seguimiento y podrás nombrarla a tu conveniencia.
En la siguiente figura, verás esa estructura simple. A excepción de las carpetas “0. Action” y “1. Personal”, todo lo demás es lo que viene por definición en la cuenta de email. En este caso, la carpeta “0. Action” es la carpeta de Seguimiento:
Seguidamente, cambia la forma de visualizar correos en la carpeta de Seguimiento, de manera que:
Al aplicar esto, veras los correos organizados por categoría, presentandote de primero lo que es urgente, luego lo que has delegado y por último aquello que tienes un buen tiempo para resolver.
Por otra parte, crea etiquetas o categorías para poder organizar los mensajes según sea tu interés. Estas etiquetas serán tu herramienta para visualizar tu lista de correos o bien para buscar correos específicos.
Puedes utilizar el siguiente link para ver un paso a paso de cómo crear categorías:
Crear y Asignar Categorías de Color
De primer momento, crea las categorías “1. Urgente”, “2. Esperando Respuesta” y “3. Cuando sea posible”, a las cuales haremos referencia más adelante.
La dinámica de administración de tu correo con esta organización y aplicando las 4 “D”s, es como sigue:
- Los mensajes ingresarán a tu Inbox o Bandeja de Entrada.
- Delete: Eliminas lo que no es necesario o relevante.
- Do it: Ejecutas todo aquello que pueda realizarse en menos de 5 minutos. Una vez ejecutado, archivas el mensaje si así lo deseas. Utiliza la sección de Archivo, que viene por definición en tu cuenta de correo. Puedes aplicar etiquetas o categorías a tu gusto y organizar la carpeta por categorías, al igual que lo hiciste con la carpeta de Seguimiento.
- Delegate: Delegas lo que pueda ser delegado a otra persona. Categorizas esos mensajes con la etiqueta “2. Esperando Respuesta” y los mueves a la carpeta de seguimiento.
- Defer: Mueves a la carpeta de seguimiento todo aquello que requiera atención y seguimiento. Categoriza estos mensajes con la etiqueta “1. Urgente” si debes responder en menos de 7 dias o bien, con la etiqueta “3. Cuando sea posible” si puedes responder mas adelante.
2. Filtra o bloquea los mensajes que no quieres seguir viendo
Identifica un mensaje que ya no quieres seguir recibiendo, marcalo e inmediatamente usa la opcion “Junk”, la cual desplegará varias opciones, selecciona “Block Sender” (bloquear remitente) para evitar que los mensajes de esa persona lleguen a tu buzón de entrada. Tambien puedes bloquear mensajes de cualquier cuenta de email del mismo dominio (la parte despues del @).
Una vez realices esto, los mensajes futuros que lleguen a tu cuenta provenientes de ese remitente, seran filtrados y desviados a una carpeta de correo basura, o “Junk email”, puedes afinar las acciones, definiendo caracteristicas a tu gusto en la opcion “Junk Email Options”.
Al hacer esto, haras que MS Outlook aplique la primera “D” (Delete o Borrar) en forma automática a una porción de tu correo entrante.
3. Crea reglas para mensajes cuyo tratamiento es repetitivo
A diario recibimos correos con características fácilmente identificables y que siempre le damos el mismo trámite.
Por ejemplo, si recibimos Circulares en forma periódica, donde el “subject” o título del mensaje inicia siempre con la palabra “Circular” y siempre queremos etiquetarlo con la categoría “Circular”, reenviar una copia al usuario “Sistemas” y moverlo al archivo “Archive”, la regla se configuraría así:
Para un detalle mas profundo en el uso de reglas en MS Outlook, pueden revisar esta guía en el sitio de Microsoft:
Administrar mensajes mediante la utilización de reglas
Esto también te permite automatizar el tratamiento a correos electrónicos entrantes, y bueno, te quitas parte del trabajo manual de encima.
4. Pasos Rápidos o “Quick Steps”
A veces es necesario aplicar varias cosas al mismo mensaje o grupo de mensajes, etiquetarlos, marcarlos como leídos, moverlos a una carpeta en especifico, enviar una respuesta predefinida, etc. La característica “Pasos Rápidos” o “Quick Steps” de MS Outlook nos permite programar varias tareas, almacenarlas como una opcion y ponerlas a disposicion del usuario en un único ícono, de manera que con un solo click, todo se ejecuta al mismo tiempo.
Para crear Quick Steps, revisa lo siguiente:
Automatizar tareas comunes o repetitivas con Pasos rápidos – Outlook
A fin de facilitar la administracion de correos entrantes, vamos a programar 4 Pasos Rápidos, con el nombre y funcionalidades que se describen a continuación:
1 Action – Urgent
2 Action – Esperando Respuesta
3 Action – Cuando sea Posible
Archivar
Al finalizar, podrás ver los “Pasos Rápidos” que has creado en el menú principal de MS Outlook. A partir de este momento, si seleccionas uno o varios mensajes y haces click en cualquier ícono de estos, lo programado se ejecutará!.
5. Autoarchivado
Muy a pesar de que apliquemos todo lo anterior, se nos pueden ir acumulando mensajes en nuestra carpeta de Seguimiento, que se van añejando y aún no resolvemos.
Probablemente, esos mensajes, ya estén “vencidos” y hayan perdido vigencia.
Es una buena práctica activar el Autoarchivado, de manera que los mensajes que cumplan X cantidad de tiempo, se muevan solos a la carpeta de Archivo, que es donde tenemos toda la historia de nuestro buzón. Por lo general, mensajes mas antiguos de 6 meses ya perdieron su vigencia.
Como referencia, consulta el siguiente artículo de Microsoft:
Configuración de Autoarchivar explicado
Libera tu tiempo!
El tiempo es un recurso que todos tenemos y se nos es asignado en forma igualitaria, los días son de 24 horas y las horas de 60 minutos…. Cada día que vivamos tenemos que distribuirlo entre descanso, cuidado personal, trabajo, estudio, familia, etc. (La razón del equilibrio), por lo tanto tenemos que ser eficientes con las horas que disponemos.
Eliminar los “ladrones de tiempo” es una de las primeras acciones a tomar y en nuestra vida actual, una cuenta de correo electrónico sobrecargado, sobreestructurado, es uno de los principales ladrones a eliminar.
Aplica esta forma de administrar tu correo, libera tiempo y utilízalo en actividades mas productivas o incluso osciosas.
No olvides compartir en tus redes sociales y comentar!!!
Bendiciones!!!
La entrada Correo electrónico excesivo? límpialo y libera tu tiempo!!! se publicó primero en Gnomi Club.
