Etiqueta en las reuniones en línea es un tema que cobra mayor relevancia en estos días y aunque hay muchas ideas alrededor de este concepto, es bueno puntualizar cuales serían las mejores prácticas en cada una de las etapas de cada evento, tanto si eres el organizador o bien si eres un invitado.
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Antes de la reunión
Agenda
Si eres el organizador, prepara la agenda de los temas a tratar, de manera que sean específicos y que puedan cubrirse en el tiempo que tienes estipulado. Asegúrate de incluir en la invitación a reunión esta agenda, de manera que los participantes puedan prepararse anticipadamente.
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Pon a disposición de todos los participantes un repositorio de archivos compartido donde por una parte, se coloquen los archivos y enlaces pertinentes, y por otra, se brinde la oportunidad a los participantes de agregar contenido que enriquezca la reunión. Incluye el enlace respectivo en la invitación.
Los siguientes son algunos medios de almacenamiento en linea del mercado:
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De igual manera, independientemente a si eres el organizador o un invitado, anota anticipadamente tus ideas y posibles aportes, de manera que puedas presentarlas oportunamente… ¡prepárate!
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Preparándose
¿Se acerca la hora de la llamada? Asegúrate de lo siguiente:
- Que tu computador o equipo que vas a utilizar funcione correctamente, revisa que disponga de la batería o alimentación eléctrica adecuada.
- Que tu conectividad a la red esté funcionando apropiadamente, que sea estable y suficiente para el contenido a revisar. Es una buena idea, tener una conexión de respaldo, por ejemplo, la conexión principal es el servicio de Internet de tu casa, y el respaldo es el servicio de Internet de tu celular o móvil.
- Que tu cámara, tu audio y tu micrófono estén alineados y debidamente configurados.
Lo importante aquí, es que ingreses a la llamada sin ningún problema y no tengas que estar reparando cosas en medio de la conversación.
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Ten un cuaderno o nota de apuntes a mano, esto con el fin de evitar digitar durante la reunión. Muchas personas se incomodan si ven y escuchan a alguien digitando. Además, el ejercicio de tomar notas manualmente hace que estés mas atento, tengas una mejor comprensión y retención de la temática desplegada.
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Los participantes
Puntualidad
Es quizá la regla numero uno en ser dejada de lado. Es importante ser puntual pues permite eficientizar el tiempo tuyo y de las demás personas, muestra profesionalismo, sé puntual.
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Si llega el tiempo de finalización y debes atender otra reunión y la presente llamada no ha finalizado, no está mal despedirse indicando tu obligación subsiguiente, a la cual, también debes ser puntual.
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Presentación personal
¿Vas a atender una videoconferencia? Preséntate debidamente aseado, vestido para la ocasión. Aunque estés en casa, los participantes te verán, y la impresión que dejes, ¡debe ser la mejor!
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Presentación de tu ambiente de trabajo
Procura que tu ambiente de trabajo se vea organizado, en orden y adecuado. Recuerda que si participas de una video llamada, los demás participantes observarán detalles que quizás no quieras mostrar.
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Algunas aplicaciones ofrecen la posibilidad de difuminar el fondo, utilízala si dispones de ella.
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Durante la reunión
Socializa
Aunque tengamos una reunión utilizando herramientas tecnológicas y estemos a distancia, al final del día, seguimos siendo los mismos seres humanos los que vamos a interactuar. Apliquemos lo mismo que hacemos cuando tenemos alguna reunión presencial:
- Preséntate, saluda y provee tu nombre y posición dentro de la empresa o rol dentro de la reunión que se está gestando
- Aprovecha el momento para sostener conversaciones casuales con los demás participantes en los momentos que queden abiertos. Si eres el organizador, facilita un espacio para esta actividad.
- Practica la cortesía y el sentido común, no interrumpas a quien esté exponiendo y cuídate de comentarios que puedan resultar ofensivos.
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Maneja las distracciones
Es muy importante que te mantengas enfocado y atento durante la reunión. Minimiza las posibles distracciones:
- Como ya vimos, antes de la reunión asegura que tu equipo este preparado para la reunión.
- Activa el modo silencioso de tu teléfono celular.
- Controla el posible ruido en tu ambiente de trabajo.
- Evita trabajar en otras cosas durante la reunión
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Después de la reunión
Minuta
Recopila los temas discutidos y los acuerdos generados, si dispones de opciones para grabar la sesión utilizala e incorpora en la minuta el enlace a dicha grabación.
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Si la reunión genera actividades por realizar, asegura de incluir la lista de tareas, los responsables por ejecutarlas y el tiempo definido para cada una de ellas.
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Retroalimentación
Finalmente, una buena práctica de cierre de la reunión, es obtener retroalimentación por parte de los participantes. Puede ser desde una simple pregunta abierta durante la llamada, hasta el llenado de un formulario en línea previamente generado para este fin.
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Aplica estos consejos de Etiqueta en las reuniones en línea y lleva tus llamadas y videoconferencias al siguiente nivel!
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